Neu ist die Idee vom papierlosen Büro nicht. Trotzdem hat sich die Vision von der elektronischen Dokumentenablage noch nicht in allzu vielen Unternehmen durchgesetzt. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen haben ihre Dokumente bislang kaum digitalisiert, oft herrscht noch dazu eine kunterbunte Zettel-Vielfalt vor.

Beim Reifenhersteller Continental hat man sich allerdings schon vor mehr als einem Jahrzehnt davon verabschiedet: „Ein digitales Ablagesystem ist für mich nichts Neues. Ich arbeite seit 15 Jahren ausschließlich mit digitalen Ablagen“, erzählt Lisa-Katherina Schutter. Sie ist Executive Assistent in der Geschäftsleitung und hat den Weg zu Lean Office im Unternehmen als Projekt durchgeführt. „Digitalisierung ist nicht mehr wegzudenken“, erklärt die Assistentin, die auch Vorträge zum Thema Digitalisierung im Office hält. „Sie ist beschlossen und wir stecken mittendrin. Wegducken hat keinen Sinn.“

Das sehen mittlerweile die meisten Unternehmen so, auch kleine und mittlere Betriebe, wie Studien belegen. TNS Emnid etwa hatte 2016 im Auftrag der Sage GmbH 800 Büroangestellte in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt. Fast drei Viertel (71 Prozent) halten „die Vision vom nahezu papierlosen Büro in zehn Jahren“ für sinnvoll und mehr als zwei Drittel (67 Prozent) beurteilten sie bereits vor zwei Jahren als machbar. Weniger Platzbedarf, mehr Suchtreffer.

Ein digitales Archiv bietet nicht nur eine einfache und platzsparende Möglichkeit der Aufbewahrung, es verbessert auch die Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und Bereitstellung von Informationen. Die praktischen Suchfunktionen heutiger Office-Programme durchkämmen das elektronische Archiv nach dem gesuchten Schriftstück oder einer Formulierung darin im Nullkommanix. „Dokumente zu digitalisieren ist für jedes Unternehmen sinnvoll. Die Flexibilität und Möglichkeiten der Weiterverarbeitung und auch die Tatsache, dass räumliche Ressourcen sukzessive reduziert werden können“, listet Thomas Ottersbach, Betreiber der Plattform digitales-unternehmen.de, die Benefits auf. Ein wichtiges Pro: Der Zugriff ist jederzeit von überall möglich.

1.    Team Work in der Cloud

Als weiterer Pluspunkt digitalisierter Projekt-Infos gelten die vielen Optionen des virtuellen Zusammenarbeitens in Teams. „Wir arbeiten gemeinsam an Präsentationen oder Kalkulationen, alles direkt in der Cloud“, erzählt Schutter. „Somit haben alle immer und überall denselben letzten Stand. Dadurch lassen sich Fehlerquellen, Wartezeiten, Suchzeiten und Doppelarbeit vermeiden.“ Prinzipiell lässt sich jeder Vorgang, jedes einzelne Blatt im Büro digitalisieren und in elektronischer Form ablegen, was jede Menge Ausdrucke spart. Allerdings gibt es je nach Dokument und Inhalt möglicherweise rechtliche Aspekte. „Die Hardcopy-Ab -lage beschränkt sich auf diejenigen Dokumente, deren Aufbewahrungsregularien eine Originalunterschrift vorsehen, etwa Aufsichtsratssitzungen, Beschlüsse, Verträge“, erzählt Executive Assistent Schutter. „Dennoch gibt es diese jederzeit auch elektronisch eins zu eins gespiegelt.“ Nachteile sieht sie eher keine, höchstens technische Herausforderungen, wie etwa Internet-Breitband, das überall verfügbar sein müsse. Manchen fehlt womöglich die Haptik. „Und es erfordert technisches Know-how und Investitionen in Hard- und Software“, erklärt Christian Schulte, Geschäftsführer beim Scanservice Dropscan, der als Experte in Sachen papierloses Büro gilt.

2.    Agil ran an die Sache  

Genau diese Hürden scheuen gerade mittelständische Firmen häufig, schließlich hat nicht jedes Unternehmen IT- und Datenmanagement-Experten im Team. Das muss aber auch gar nicht sein. Die Herangehensweise beim Digitalisieren des Büros lässt sich strukturieren und die meist komplexe Aufgabe recht verträglich portionieren: „Unserer Erfahrung nach ist es besser, schrittweise vorzugehen, also nach und nach unterschiedliche Bereiche und Prozesse zu digitalisieren“, erklärt Experte Schulte. „Man sollte vermeiden, gleich zu Anfang den ganz ,großen Wurf‘ anzustreben.“ Einfach loslegen sei wichtiger, als bis ins letzte Detail im Voraus zu planen. Ausprobieren und mit vielleicht schon vorhandenen Tools warmwerden. Bekanntlich ist es meist leichter gesagt als getan, einen Anfang zu finden, wenn sich in den Regalen vielleicht sogar zig papiergefüllte Ablageordner aneinanderreihen. „Häufig bietet es sich an, mit der Digitalisierung des Posteingangs zu starten, da dieser meist überschaubar ist und täglich abgearbeitet werden kann“, erklärt Christian Schulte. „Vermieden werden sollten Mammutprojekte, bei denen als Erstes versucht wird, die Akten der letzten 30 Jahre aus dem Keller zu digitalisieren.“  

3.    Bestandsaufnahme: Quellen und Infos

In jedem Fall empfiehlt Experte Schulte eine Bestandsaufnahme, was alles an Papier anfällt und in welchen Bereichen. Sind Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen beispielsweise papierlastig? Ist die Projektdokumentation in Stehordnern organisiert? Wer hat Zugriff auf die Ordner – und in welcher Form? Bei der Analyse lassen sich bisweilen auch Ablagestrukturen oder Abläufe erkennen, die vielleicht eher aus Gewohnheit als aus logischen Überlegungen heraus einmal entstanden sind. Die Analyse von Quellen, Bedarfen & Co. verschafft also einen guten Überblick. Und mit ihrer Hilfe lässt sich definieren, was eigentlich alles digital erfasst werden soll – und dann Schritt für Schritt umsetzen.