25.03.19

Die klassische Konstellation mit Chef im Chefzimmer und Assistentin im Vorzimmer wird in der heutigen vernetzten Welt nicht mehr in allen Unternehmen gelebt..

Die klassische Konstellation mit Chef im Chefzimmer und Assistentin im Vorzimmer wird in der heutigen vernetzten Welt nicht mehr in allen Unternehmen gelebt.

Immer häufiger spricht man von der virtuellen Zusammenarbeit: wenn der Chef beziehungsweise die Kollegen und die Assistentin an unterschiedlichen Orten arbeiten, möglicherweise sogar in unterschiedlichen Ländern.

Dank Videotelefonie durch Skype & Co ist das heute kein Problem mehr – vorausgesetzt, Sie beherzigen die folgenden drei Tipps:

  1. Bereiten Sie Besprechungen besonders gut vor.
    Es klingt banal, ist aber für Meetings via Skype essenziell: Verschicken Sie rechtzeitig die Tagesordnung und verteilen Sie vor dem Termin alle relevanten Unterlagen an die Teilnehmenden. Dies erleichtert allen die Vorbereitung, und die Besprechungen können effizient gestaltet werden.

  2. Regeln Sie die Kommunikationszeiten.
    Gerade wenn sich Kollegen nicht sehen, ist die Kommunikation umso wichtiger. Sorgen Sie für regelmäßige Telefon- oder Skypetermine. Beachten Sie dabei unter Umständen auch die Zeitverschiebung. Stellen Sie klare Regeln für die Erreichbarkeit auf Kommunikation ist wichtig, aber nicht zu jeder Uhrzeit.

  3. Moderieren Sie virtuelle Meetings.
    Wenn Sie Telefonkonferenzen planen, sorgen Sie dafür, dass jemand diese Besprechungen moderiert. Wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen dürfen, ohne sich zu sehen, kann dies schon mal schwierig werden. Wenn mehrere Personen sprechen, ohne ihre Namen zu nennen oder anmoderiert zu werden, ist nicht klar, wer was gesagt hat. Bedenken Sie auch, dass Schweigen in der Leitung nicht unbedingt bedeutet, dass Ihre Gesprächspartner nicht mehr zuhören. Vielleicht denken sie einfach nur nach. Oder sie sind unfreiwillig aus der Leitung geworfen worden.

Fazit: Da bei virtuellen Meetings der persönliche Kontakt fehlt, müssen Besprechungen besonders gut vorbereitet werden sowie geregelt und idealerweise moderiert ablaufen, um Missverständnisse zu vermeiden. Achten Sie darauf, dass alle Teilnehmer bei Skype Konferenzen die gleichen Unterlagen rechtzeitig vorliegen haben. Und sorgen Sie für einen regelmäßigen Austausch, wenn Sie Ihre Kollegen nicht immer sehen.

 

Chefredaktion: Dunja Schenk

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