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28.05.18

10 Strategien, damit nicht alle Aufgaben bei Ihnen landen

Wenn Sie immer zu allem Ja sagen, werden Sie irgendwann mit Aufgaben so zugeschüttet sein, dass Sie sich verzetteln und möglicherweise völlig unter der Last zusammenbrechen. Um das zu verhindern, sollten Sie hin und wieder Nein sagen. Fällt es Ihnen schwer, Nein zu sagen? Dann schauen Sie sich die folgenden zehn Strategien an. Mit der passenden Strategie werden Sie eine gute Chance haben, eine an Sie herangetragene Aufgabe abzuwehren.

1. Liefern Sie eine kurze Begründung

Wenn Ihr Kollege Ihnen eine Aufgabe aufs Auge drücken will, wird er Ihre Absage eher akzeptieren, wenn Sie ihm sagen, warum Sie ihm nicht helfen können.

Sagen Sie zum Beispiel: „Leider kann ich die Aufgabe nicht übernehmen, ich sitze gerade an einer Präsentation für unseren Chef.“

Oder: „Es tut mir leid, das fällt nicht in meinen Aufgabenbereich.“

2. Bieten Sie Hilfe zur Selbsthilfe an

Bekommen Sie oft Anfragen für Tätigkeiten, die Ihre Kollegen eigentlich längst selbst erledigen sollten? Zeigen Sie, wie Ihre Kollegin oder Ihr Kollege sich selbst helfen kann.

Beispiel: „Ich zeige Ihnen gern, wie Sie den Flug über unser Portal buchen. Dann können Sie es das nächste Mal direkt selbst machen.“

3. Kündigen Sie Ihr Nein an

Machen Sie deutlich, dass Sie die Aufgabe in Zukunft nicht mehr ausführen werden, zum Beispiel so:

„Ich übernehme das dieses Mal noch. Beim nächsten Mal mache ich das aber nicht mehr.“

4. Schieben Sie das Nein auf

Fragen Sie Ihren Kollegen, wie dringend die Aufgabe ist: „Hat das noch Zeit bis morgen/bis nächste Woche?“ So vermitteln Sie, dass Sie ihm im Augenblick nicht helfen können, und es besteht die Chance, dass Ihr Kollege es lieber schnell selbst erledigt.

5. Regen Sie eine Alternative an

Finden Sie heraus, welche Alternative es gibt. Fragen Sie zum Beispiel: „Was tun Sie, wenn ich jetzt Nein sage?“ Wenn die Antwort: „Dann mach ich es selbst“ kommt, können Sie direkt darauf verweisen.

6. Setzen Sie eine Bedingung

Schlagen Sie einen Tausch vor. Beispiel: „Ich kann dir gern mit der Excel-Tabelle helfen. Bringst du stattdessen für mich die Post zur Poststelle?“

7. Überhören Sie die indirekte Anfrage

Kennen Sie das, wenn Ihre Kollegin sich beklagt, wie stressig der Tag ist und wie viel sie zu tun hat? Springen Sie nicht gleich in die Bresche. Bieten Sie keine Hilfe an, solange Sie nicht explizit um Hilfe gebeten werden. Zeigen Sie Verständnis und sagen Sie nur: „Das kenne ich! Bei mir ist es heute ähnlich turbulent.“

8. Setzen Sie ein befristetes Nein

Sagen Sie zum Beispiel: „Tut mir leid, das geht gerade nicht. Versuchen Sie es später noch einmal.“

Auch so besteht die Chance, dass Ihr Kollege es in der Zwischenzeit selbst erledigt.

9. Überlegen Sie vorher

Machen Sie eine kleine Denkpause, wenn Sie gefragt werden („Hm ... – Nein.“). Ihr Nein wirkt dann nicht so rigoros und wird von Ihrem Gegenüber besser akzeptiert. Schließlich haben Sie ja darüber nachgedacht.

10. Sagen Sie „Ja, aber“ anstatt „Nein“

Legen Sie die Konsequenz offen, was passiert, wenn Sie sich nun zuerst um die neue Aufgabe kümmern. Sagen Sie: „Ich kann mich gern sofort um die Unterlagen kümmern, dann schaffe ich es allerdings nicht mehr, Ihre Präsentation bis zum Mittag fertigzustellen.“ Diese Strategie eignet sich vor allem im Gespräch mit Ihrem Chef.

Autorin: Dunja Schenk

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